Der Compliance-Spezialist hsp kündigt die nächste Erweiterung seines Produktportfolios an. Nach dem auswertbaren GDPdU-Datenarchiv Opti.List mit der selbstdokumentierenden Verfahrensdokumentation folgt nun die GoBS-konforme E-Mail-Archivierung. Der Hersteller erläutert, welche Besonderheiten bei der Archivierung von steuerrelevanten E-Mails zu beachten sind.
Nach Ansicht der hsp GmbH sollte eine E-Mail-Archivierung vollkommen im Hintergrund laufen und folgenden Ablauf einhalten: Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch mit einer fortlaufenden Nummer versehen und auf dem E-Mail-Server archiviert. Dies ermöglicht später eine problemlose Lückenanalyse bei der Betriebsprüfung. Der Anwender arbeitet weiter mit seinen bekannten E-Mail-Clients und behandelt die E-Mails wie gewohnt. Eine Löschung einer steuerrelevanten E-Mail durch einen Mitarbeiter wird durch dieses Verfahren unmöglich.
Wird eine E-Mail als steuerrelevant identifiziert, erhält sie vom Anwender in seiner bekannten E-Mail-Umgebung lediglich eine entsprechende Kennzeichnung (Prüfer-Flag). Die Abfrage der Referenznummer im eingesetzten E-Mail-Client ermöglicht die Übernahme als Belegnummer in der Finanzbuchhaltung. Über die Buchungsnummer kann die E-Mail jederzeit samt Anlagen aus der Buchhaltung oder im Datenarchiv Opti.List angezeigt werden. Denn nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“) sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
Die Anwendung wird durch technologisch offene Webservices implementiert. Über die in allen E-Mails vorhandenen Felder wie Sender, Empfänger und Betreff können Filter aktiviert werden.
Die Software ist modular aufgebaut. Das Grundmodul Archive Interface erlaubt die automatisierte und revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Nachrichten. Die zentrale Verwaltung von Nachrichtenfüßen ist die Aufgabe des Moduls Trailer. Das Modul Sign ermöglicht die elektronische Signatur. Elektronische Signaturen sind mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen der Unterzeichner identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft werden kann. Das Modul Crypt verschlüsselt und entschlüsselt E-Mails unmittelbar bei Eintreffen im Unternehmen noch vor Erreichen sowie umgekehrt nach Verlassen des E-Mail-Servers unmittelbar vor dem Versand.
Die GoBS-konforme E-Mail-Archivierung wird erstmals auf der zweiten GDPdU-Jahrestagung der hsp GmbH am 28. September 2009 in Fulda präsentiert. Eine Anmeldung zur Tagung ist auf der Internet-Seite www.archivierungspflicht.de möglich. Nach Angaben des Herstellers ist die Software ab dem 4. Quartal 2009 verfügbar.
(openPR)
